Service général des archives : conseil et assistance

Chaque producteur d’archives est responsable de la gestion de ses documents. Les services universitaires gèrent leurs locaux d’archives et veillent à la bonne conservation de leurs archives papier et électroniques.

 

Le service général des archives intervient comme un service d’appui : il conseille les membres du personnel et les administrations de l’Institution par rapport à la production et à la gestion de leurs documents. L’ensemble de la communauté universitaire peut faire appel à ce service.

 

Le service général des archives participe à l’organisation des archives courantes et intermédiaires, notamment en produisant des outils qui facilitent le travail quotidien du personnel universitaire, comme par exemple un guide d’archivage et des tableaux de tri.

 

Outre l’élaboration d’instructions de tri à destination des services, le service général des archives organise une fois par an des « journées élimination ». Des conteneurs seront alors disponibles sur l’ensemble des sites de l’Université afin d’éliminer les documents qui doivent l’être. Lors de ces journées, le service général des archives conseille les services et signe les bordereaux d’élimination  qui seront établis en collaboration avec les services.

Le service général des archives organise également les versements d’archives (intermédiaires devenues définitives) des services vers des locaux adéquats. Les archives transférées doivent être préalablement classées et conditionnées dans des boîtes numérotées. Idéalement, elles sont accompagnées d’un instrument de recherche (index, liste, inventaire…). Le versement s’accompagne obligatoirement d’un bordereau de versement dûment complété et signé par le responsable du versement et le service des archives.

Afin de faciliter le travail du personnel, le service général des archives peut également effectuer des opérations de numérisation de certains types de documents.